“Sendero
para un saber transformador”
“FORMACIÓN
INTEGRAL CON CALIDAD Y EXCELENCIA”
CON LA REALIZACIÓN DE ESTE TALLER DIDÁCTICO EL ESTUDIANTE DE GRADO SÉPTIMO TENDRÁ LOS CONOCIMIENTOS NECESARIOS Y LAS CONDICIONES DE PODER REALIZAR CON UNA REDACCIÓN ACERTADA LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS :
1. MEMORANDO
¿Qué es un memorándum?
Para ser estrictos con la definición, un memorándum o memorando es un escrito corto por medio del cual se intercambia información entre los departamentos que hacen parte de una organización, para así comunicar algún hecho o dato. De todos modos, para el caso que nos atañe, un memorándum es una sanción o falta de un empleado que puede anexarse a su currículo y por ende afectar su vida laboral a futuro.
¿Para qué sirve un memorándum?
Al ser un documento que se elabora para recordar un dato o un hecho en concreto relacionado con una institución o una persona, sus usos pueden ser múltiples, pero se resaltan los siguientes:
Para notificar un error en específico cometido por un empleado que atenta contras las normas o responsabilidades aceptadas en un entorno empresarial.
Incumplir con las tareas que se le han solicitado.
Inasistencias a la empresa sin un debido soporte para hacerlo.
No cumplir con los horarios fijados.
Como recomendación para quien se dispone a redactar un memorándum, debe tener en mente que un texto de este tipo se caracteriza por ser claro, preciso y breve. Así mismo, no es usual incluir una despedida, pero nunca estará de más personalizar el mensaje con una frase que sea cortés para el destinatario.
Ejemplo de un memorando:
_____________________________________________________
Bogotá, abril 22 de 2013
COLOMBIANA S.A.
Miguel Ramírez Pérez
Trabajador – Taller de pintura
Documento interno No 2581
Asunto: Memorando
El siguiente comunicado se hace llegar al señor Miguel Ramírez Pérez, trabajador del taller de pintura, como consecuencia de sus constantes faltas en su puesto de trabajo. Se recuerda que en COLOMBIANA S.A el horario laboral inicia desde las 8 A.M, motivo por el cual se solicita a todos los empleados a presentase quince minutos antes, para así poder dar solución a cualquier clase de inconveniente que pueda surgir durante su movilización hacia las instalaciones de la compañía.
Al ser la puntualidad uno de los valores más importantes dentro de nuestra política de ética y responsabilidades del empleado, se espera que a partir de la presente advertencia se mejore el comportamiento de acuerdo con lo aceptado contractualmente con la empresa.
En ese sentido, le hacemos un llamado de atención y recordamos de nuevo los compromisos adquiridos al firmar el ingreso a nuestra planilla de empleados. Esperamos que nuestra solicitud sea atentamente leída y llevada a la práctica.
Cordialmente,
Felipe Aguilar Salazar
Jefe de Recursos Humanos
2. ACTAS
Aunque los modelos de acta pueden ser diversos,2345 en general, las actas comienzan con el nombre de la entidad que celebra la reunión, especificando el lugar, la fecha, la lista de personas presentes, y la hora a la que el presidente abrió la sesión, como en el siguiente ejemplo.
"En la ciudad de Madrid, siendo las 12:00 horas del día 12 de diciembre de 2009, se reúne en sesión ordinaria el Claustro de profesores del Instituto de Educación Secundaria "Reino de España", en la Biblioteca del centro, presidido por la directora y con la asistencia de los profesores indicados al margen, para tratar los asuntos incluidos en el siguiente
ORDEN del DÍA
1. Lectura y aprobación, si procede, del acta de la sesión anterior.
2. Informe de la Directora.
3. Debate y, en su caso, aprobación del...
El acta luego recoge lo que realmente se dijo y acordó en la reunión, normalmente en el orden en que sucedió o en un orden más coherente, con independencia de que la reunión haya seguido (o ignorado) el orden del día previsto. Un formato menos frecuente puede registrar los acontecimientos en el orden en que aparecen en el orden del día, independientemente de la cronología real.
Dado que la función primaria de las actas es registrar las decisiones tomadas, todas las decisiones oficiales deben ser incluidas. Si se manifiesta formalmente una propuesta o sugerencia moción, tanto si prospera como si es rechazada, debe estar recogida. El recuento de votos también puede figurar. Se suele indicar a la persona proponente (La Sra. Jiménez propone ...) pero no es necesario incluir el nombre de las personas que han secundado o rechazado su propuesta, siendo suficiente indicar el número de personas que votaron a favor, en contra o se abstuvieron, aunque se puede aceptar las peticiones de los participantes para que figure su nombre y el sentido de su voto. Si se debe tomar una decisión por votación nominal, entonces todos los votos individuales se registran junto a su nombre. Si ésta se efectúa por consentimiento general, sin una votación formal, este hecho puede ser registrado. Los recuentos podrán omitirse en muchos casos (por ejemplo, en un acta se puede leer "Después de votar, el Comité acordó ..."), o bien aparecer indicaciones genéricas ("la propuesta se aprobó por unanimidad"; "por mayoría simple de los presentes se decidió...").
A veces ciertos aspectos que ocupan una fracción importante de la reunión son registrados de modo muy resumido, por ejemplo, "los informes financieros fueron presentados y aprobados", o "se discutió la cuestión jurídica sin llegar a ningún acuerdo".
Las actas suelen terminar con una nota sobre la hora a la que se levantó la sesión.
Aprobación del acta
Una vez elaborada el acta, se remite una copia a las personas con derecho de asistencia, quienes podrán mostrar su inconformidad con la misma. Al final de la propia reunión celebrada, o al principio de la siguiente, se procede a dar lectura al acta que sirve como revisión de la misma y se decide sobre su aprobación definitiva. El acta debe llevar al menos la firma del secretario y de la persona que convocó la reunión, a veces, las de todos los asistentes.
Si los miembros del comité o grupo están de acuerdo en que las actas escritas reflejan lo que pasó en la reunión, se decide su aprobación, y el hecho de su aprobación se registra en el acta de la reunión en que tiene lugar. Si hay errores u omisiones importantes, a continuación, el acta será redactada y presentada de nuevo en una fecha posterior. Sin embargo los cambios de menor importancia se pueden hacer inmediatamente, y el acta modificada puede ser aprobada "en su versión modificada" o, por ejemplo "con la adición del nombre Amanda Díaz a la lista de asistentes". Es conveniente y habitual enviar una copia del borrador del acta a todos los miembros antes de la reunión para que la reunión no tenga que ser retrasada mientras se lee y corrige el borrador.
3. DERECHO DE PETICIÓN
Antes de abordar el ejercicio, es necesario recordarles que el derecho fundamental de petición está consagrado en Artículo 23 de la Carta Constitucional, como la garantía que les asiste a todas las personas de presentar peticiones respetuosas ante las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.
De conformidad con abundante jurisprudencia, la Corte Constitucional reitera que el derecho fundamental de petición es esencial para la consecución de los fines del Estado como son: el servicio a la comunidad, la garantía de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, la participación de los ciudadanos en las decisiones que los afectan y para asegurar que las autoridades cumplan las funciones para las cuales han sido instituidas.
Asimismo, esa Corporación ha indicado que el derecho de petición se concreta en los siguientes momentos sucesivos:
1º La posibilidad cierta y efectiva que tienen todos los ciudadanos de formular solicitudes respetuosas ante las autoridades, sin que éstas puedan negarse a recibirlas o se abstengan de tramitarlas;
2º. La recepción y trámite de la petición, que supone el contacto del ciudadano con la entidad que en principio examinará su solicitud;
3º. El momento de la respuesta, que debe cumplir con las exigencias de ser pronta, clara, precisa y de fondo, es decir la autoridad debe resolver dentro de un plazo razonable, lo más corto posible, que por lo general es de 15 días hábiles desde el recibo o radicación y no puede contestar con evasivas, ni dar una respuesta que no esté acorde con la solicitud;
4º. La notificación, que implica el agotamiento de los medios disponibles para informar al peticionario de la respuesta como: los correos electrónicos, celulares, teléfonos, o por escrito a la dirección suministrada.
Enseguida, me permito recomendar que se tengan en cuenta los requisitos mínimos para la presentación de un derecho de petición, para lo cual se han analizado las exigencias contempladas en el Artículo 16 de la Ley 1755 de 2015, que reglamentó el Artículo 23 de la Carta Fundamental y la jurisprudencia constitucional, señalando que toda petición deberá contener por lo menos:
La designación de la autoridad a la que se dirige.
Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia, número de fax o la dirección electrónica.
El objeto de la petición.
Las razones en las que fundamenta su petición.
La relación de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite.
La firma del peticionario cuando fuere el caso.
4. LA CARTA
Redactar una carta de manera correcta - Cuáles son las normas Icontec para la carta comercial
Si necesita escribir una carta es para comunicar algo importante; por eso, recuerde siempre que debe expresar su objetivo al principio de la carta. El primer párrafo debe introducir al lector en lo que le comunica el resto de la carta. El modelo o formato carta de Icontec tiene normas específicas que no debe pasar por alto. A continuación le enseñamos la mejor forma de comunicar sus intenciones empresariales mediante una carta bien redactada.
En algunas ocasiones, los destinatarios no leen la carta, sino que el asunto les dice de qué se trata todo el comunicado, entonces es necesario que planee cada detalle que quiere transmitir en su carta.
Siga este pequeño manual para redactar de forma correcta una carta. La información que le presentamos está guiada por nuestros expertos en redacción empresarial y por las normas del Instituto Colombiano de Normas Técnicas (Icontec), que ya no solo son de Colombia, sino también de Chile, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras y Perú.
Saber cómo escribir una carta correctamente es necesario para lograr una buena comunicación asertiva, así como lo es dejar de lado las prácticas tradicionales que no se basan en las técnicas de presentación de documentos, sino en convencionalismos errados.
1. Tamaño y contenidos
Dependiendo de la extensión y de los documentos anexos, evalúe en qué formato debe redactar su carta. Los tres formatos reglamentados son: oficio, A4 y carta.
Es importante que la primera página de sus cartas lleve:
Logo
Membrete
Pie de página
Sin embargo, cuando hay más de dos páginas en sus comunicados, a partir de la segunda solamente se debe poner el logo.
2. Escriba un solo tema en cada carta
En caso de que haya varios asuntos por tratar con el receptor de su comunicado, redacte las cartas que sean necesarias, ya que en muchas organizaciones el archivo se clasifica por temas; tenga en cuenta que los tiempos de respuesta de cada asunto pueden ser diferentes, de modo que a veces se necesita más de un comunicado para responderle a su destinatario.
3. Redacte de forma precisa.
El método Ipler de redacción empresarial para escribir bien se basa en la teoría de la pirámide invertida, utilizada en el periodismo y creada por Emil Dovifat. Esto consiste en escribir en el primer párrafo el para qué de su carta y en los párrafos restantes los datos adicionales, que incluso pueden llegar a ser imprescindibles.
Ejemplo:
“Reciba un muy cordial saludo de parte de todo el equipo de consultoría y atención al cliente
[Párrafo 1] Nos permitimos dirigirle la presente para informarle que nuestro principal objetivo es comprometernos con usted, además de informarle que es para nosotros un placer contar con usuarios que nos ayudan a crecer.
[Párrafo 2]Además queremos informarle que gracias a todos sus comentarios nuestros trabajadores se comprometen a brindarle un mejor servicio para que sienta en nosotros su respaldo incondicional en todo tipo de transacciones financieras.
[Párrafo 3] Es así como le garantizamos que frente a su solicitud, radicada el 17 de mayo de 2015, ya tomamos las medidas necesarias y la asesora que lo atendió recibirá la formación oportuna para que el inconveniente de baja calidad en la atención que recibió no se vuelva a presentar.”
En el ejemplo, el “para qué” de la carta está en el último párrafo. La forma correcta sería responderle al destinatario en el primero y el resto del comunicado en los párrafos restantes o incluso, podrían omitirse. Así se produce la redacción eficaz. No piense que abordar el tema directamente es irrespetuoso o que carece de cordialidad; al contrario, considere que cuando elimina información irrelevante le ahorra tiempo a su lector.
4. Siga el orden lógico gramatical
Para ser preciso también es conveniente seguir la herramienta más útil: el orden lógico gramatical, que se compone de: sujeto-verbo-complemento directo. Si se guía por esta forma de escritura, podrá redactar bien sus comunicados.
Ejemplo:
5. Escritura y tratamiento
Escriba siempre en la primera persona del singular; por ejemplo: “le escribo”, “lo saludo”, “espero”. Escriba en plural solo si el comunicado lo firman varias personas, pero cuando un representante escribe en nombre de varias personas, lo correcto es escribir en primera persona.
Escriba en todos los casos en tono de “usted”. Utilice un lenguaje cortés y respetuoso, aún si está reclamando o dando una orden.
6. Partes obligatorias de la carta
Código: el Icontec recomienda escribirlo a 3 o 4 cm del margen superior.
Lugar y fecha de redacción: escriba la ciudad, seguida del día, el mes y el año de elaboración. En los distritos especiales como Washington D.C., México D.F., Bogotá D.C. no escriba nunca coma en medio del nombre y la especificación del distrito, ya que este hace parte del nombre; además, escriba siempre los meses en minúscula, estos son sustantivos comunes, por eso no deben escribirse con mayúscula inicial. En ningún caso escriba los años con punto.
Ejemplo:
Bogotá D.C., 3 de julio de 2015
Datos del destinatario: escriba la denominación o título académico, el nombre completo y el cargo. Recuerde que la denominación “doctor” solo es un vocativo para las personas que se han doctorado en alguna área del conocimiento. En el caso de los abogados, médicos, sicólogos y demás casos en los que se utiliza la denominación “doctor”, es preferible escribir el título académico.
Ejemplo:
Abogada
ENID CORTÉS VELANDIA
Ministerio del Comercio Exterior y la Inversión Extranjera
Infanta, Número 16-23 y Humboldt
La Habana, Cuba
Asunto: solo la inicial debe ir en mayúscula. Sin negrilla y sin subrayar. Escríbala dos líneas libres después del último dato del destinatario. Omita conjunciones, preposiciones y artículos.
Saludo: algunos saludos sin redundancias o sin las llamadas “frases de cajón” son:
-Lo saludo, respetuosamente, y le informo que (…)
-Le escribo para informarle que (…)
-Respondiendo a su solicitud, le informo que (…)
Evite saludos como:
-Por medio de la presente me dirijo a usted para solicitarle (…)
-La presente misiva tiene como objeto comunicarle que (…)
Despedida: tenga presente que no debe escribir “cordial saludo” en las despedidas. Algunas despedidas cortas son:
-Atentamente,
-Cordialmente,
-Sinceramente,
-Respetuosamente,
Remitente y firmas responsables: escríbalo cinco líneas después de la despedida; de la misma forma que el nombre del destinatario, escriba el nombre del remitente en mayúscula sostenida.
Líneas especiales: si hay anexos o copias, detalle qué tipo de documentos adjunta y la cantidad entre paréntesis.
Ejemplos:
Anexo: uno (15 folios)
Anexos: dos (8 cheques y un CD-ROM)
Anexos: tres (10 folios, un CD-ROM y un folleto)
En el caso de las copias, escriba la palabra copia con mayúscula inicial, así:
Ejemplos:
Copia: Sicóloga, Daniela Méndez, Construirte SAS
Copia: Gerente informático, Yohan Romero, Ipler CI SAS
Copia: Jefe de recursos humanos, Gustavo León Rios; Coordinadora de investigación, Laura Macías.
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PRACTICA:
De manera individual realizar un ejemplo de cada documento siguiendo las pautas de esta descripción que se hace en esta página didáctica, DEBE DE ENVIAR EN UN ARCHIVO DIGITAL COMPRIMIDO al correo arkadia.informatica@gmail.com teniendo en cuenta las pautas de como se envía un correo electrónico antes del día 27 de marzo del año 2018 a las 11:59 de la noche
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
http://narino.info/2016/09/25/como-se-debe-presentar-un-derecho-de-peticion-ejemplo-y-formato-bien-explicado/
https://es.wikipedia.org/wiki/Acta_de_una_reuni%C3%B3n
https://www.colconectada.com/ejemplo-de-carta-memorandum/
https://blog.ipler.com/como-escribir-una-carta-correctamente-segun-las-normas-icontec